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La Oficina de la Secretaría de Estado de Texas es la única entidad de Texas que puede emitir certificaciones y apostillas que autentiquen documentos públicos de Texas para usarse fuera de Estados Unidos. Las solicitudes las tramita su Unidad de Autenticaciones.

Texas emite una única Apostilla universal que sirve a la vez como apostilla para los países del Convenio de la Apostilla y como autenticación para los países que no son parte. Para los países que no son parte, el documento además necesita una autenticación adicional de la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de Estados Unidos.

La tarifa es de 15 dólares por Apostilla universal. Para los procedimientos de adopción internacional la tarifa es de 10 dólares por documento, con un tope total de 100 dólares por menor.

Los documentos inscribibles, como las actas de nacimiento y de defunción, las licencias de matrimonio, las sentencias de divorcio y los fallos judiciales, deben ser copias certificadas expedidas por funcionarios estatales o del condado, deben tener menos de cinco años y no pueden ser copias notariadas hechas por un notario público.

La notarización es requisito previo para los documentos privados no inscribibles. Deben incluir una declaración escrita a máquina o a mano de quien los emite o los firma, y la firma debe estar debidamente notariada con un certificado notarial completo antes de que la Secretaría de Estado los apostille.

Para apostillar una traducción, Texas exige una declaración escrita a máquina o a mano del traductor sobre la traducción, firmada y debidamente notariada, y la traducción notariada debe presentarse junto con una copia o el original del documento de origen.

La Secretaría de Estado de Texas no apostilla documentos federales como las verificaciones de antecedentes del FBI o los Certificados de Naturalización, ni apostilla documentos expedidos por otros estados o países. Los documentos federales van a la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado de Estados Unidos.

La atención presencial de la Oficina de la Secretaría de Estado de Texas está en 400 W. 15th Street, en Austin. Las solicitudes por correo se pagan con cheque o giro postal a nombre de la Secretaría de Estado de Texas, y quienes acuden en persona también pueden pagar en efectivo con el importe exacto.

Las preguntas frecuentes sobre apostillas de la Secretaría de Estado de Texas indican que, si un documento necesita traducción, un notario debe presenciar la firma del traductor sobre la traducción, y el documento de origen debe presentarse junto con la traducción notariada para su autenticación. Así que, a efectos de apostilla en Texas, la traducción tiene que estar notariada.

USCIS en sí no exige traducciones notariadas. La norma federal exige una traducción completa al inglés con la certificación del traductor sobre su integridad, su exactitud y su competencia. La notarización solo entra en juego cuando la pide una oficina de Texas, como la Secretaría de Estado, o un destinatario concreto.

Texas rechaza las solicitudes de apostilla que contienen el término Notario Público o declaraciones de un notario que actúa más allá de sus facultades. Los notarios de Texas solo pueden presenciar firmas, tomar juramentos, tomar declaraciones, hacer copias certificadas de documentos no inscribibles y protestar títulos. No pueden verificar la capacidad legal de quien firma ni redactar documentos.

Texas acepta documentos con notarización remota en línea (RON) para apostilla si se presentan con un libro de registro notarial y un certificado notarial que indique que el documento fue notariado por comunicación bidireccional de audio y video, pero algunos países de destino no aceptan las notarizaciones RON, así que conviene consultarlo con la oficina receptora.